Los archivos son repositorios fundamentales para resguardar la memoria histórica e institucional de un país. Su función principal consiste en garantizar la disponibilidad de los documentos para la consulta ciudadana, contribuyendo al conocimiento de aspectos sociales, económicos, políticos y culturales. Para cumplir este objetivo, es indispensable implementar procesos archivísticos integrales de gestión documental, los cuales deben articularse dentro de un Sistema Institucional de Archivos (compuesto por el área coordinadora, la unidad de correspondencia, y los archivos de trámite, concentración e histórico). Este sistema asegura la organización, conservación y difusión de los documentos, respetando los principios de integridad, procedencia y acceso a la información, un derecho fundamental reconocido internacionalmente (México, 2018)¹.

¿Qué es un archivo?

Según la normativa archivística, un archivo se define como:

«El conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por las entidades en ejercicio de sus funciones, con independencia de su soporte, formato o lugar de custodia». (Art.5. LGA)

La organización sistemática de los documentos no solo evita la denominada «explosión documental», sino que también preserva testimonios esenciales para la memoria histórica. Estos documentos:

• Testifican la gestión institucional.
• Fundamentan derechos y obligaciones ciudadanas.
• Facilitan la toma de decisiones administrativas.
• Sirven como fuente primaria para la transparencia y rendición de cuentas. (Cruz Mundet, 2018)

La valoración documental: concepto y relevancia

José Ramón Cruz Mundet define la valoración como:

«La fase del tratamiento archivístico en la que, tras analizar los valores primarios (administrativos, legales) y secundarios (históricos, testimoniales) de los documentos, se determina su destino final: transferencia al archivo histórico, conservación parcial o eliminación».(Cruz Mundet, 2018, P. 145)²

La valoración documental nos permite la selección de documentos que serán dados de baja y los que se transferirán a los archivos históricos, por eso se debe realizar la primera fase de organización: la identificación, proceso donde se realiza el análisis intelectual del documento, el objetivo en esta fase es el conocimiento de las funciones de la institución, su evolución orgánica, competencias administrativas y atribuciones. Esta parte se desarrolla con la consulta de decretos, reglamentos, manuales de organización, manuales de procedimientos, lineamientos internos y legislación. Posteriormente se clasifican y ordenan los documentos, como resultado se obtendrá el cuadro clasificador y catálogo de disposición documental, donde se estipulan las funciones sustantivas y comunes de la institución, agrupándolas en expedientes homogéneos.

Este proceso se enmarca dentro del ciclo vital de los documentos (creación, uso activo, semiactivo e histórico) y requiere metodologías rigurosas para evitar la pérdida de información relevante.

Metodología para la valoración documental

1. Identificación y análisis intelectual:
   • Se estudian las funciones institucionales, su evolución orgánica y competencias administrativas mediante el análisis de fuentes normativas (decretos, manuales de procedimiento, reglamentos internos).
   • Este paso, alineado con el principio de procedencia garantiza que la clasificación refleje la estructura original de la entidad productora.
2. Clasificación y ordenación:
   • Se agrupan los documentos en series homogéneas (resoluciones, contratos, correspondencia), evitando mezclar fondos distintos.
   • Resultado clave: elaboración del Cuadro Clasificador y el Catálogo de Disposición Documental, instrumentos que definen plazos de conservación y destinos finales.
3. Diferenciación entre funciones sustantivas y comunes:
   • Funciones sustantivas: Actividades centrales que justifican la existencia de la institución (ejemplo: emisión de políticas públicas en un ministerio).
   • Funciones comunes: Tareas de apoyo transversal (contabilidad, recursos humanos, jurídico).

¿Qué es una función sustantiva y común?

Para hacer una buena valoración es necesario distinguir las funciones comunes: conjunto de atribuciones que sirven de apoyo para realizar las actividades para las que ha sido creado el organismo, ejemplos de esta función son las que desarrollan las unidades administrativas, contables y jurídicas. Y las funciones sustantivas: atribuciones específicas de cada dependencia o entidad que la hacen diferente de entre sus similares y que constituyen la razón de ser del organismo.

Principios rectores de la valoración

• Integridad: No se valoran documentos aislados, sino series completas.
• Interdisciplinariedad: Participación conjunta de archivistas, juristas, historiadores y áreas usuarias.
• Respeto al orden original: Las agrupaciones documentales preexistentes no deben alterarse sin justificación .
• Evitar la destrucción arbitraria: Solo se eliminan documentos tras aplicar criterios técnicos y legales.

En el proceso de valoración se deben considerar los siguientes principios:

• • No se puede valorar si no está organizado y no cuenta con sus instrumentos de control.
• • No se valoran documentos o expedientes, sino series documentales.
• • Se realiza conjuntamente con el responsable del archivo de concentración.

La valoración de un archivo no tendría por qué ser una tarea difícil, debido a que debe de realizarse por un grupo interdisciplinario con conocimientos en la materia y en coordinación con todas las áreas correspondientes al Sistema Institucional de Archivo.

Retos y buenas prácticas

La valoración enfrenta desafíos como la falta de capacitación o la ausencia de instrumentos de control. Para superarlos:

• Capacitación continua: Formar al personal en normativas como la ISO 15489 y el Manual de Müller, Feith y Fruin.
• Uso de tecnologías: Implementar sistemas de gestión documental (SAE) para automatizar plazos de conservación.
• Coordinación interinstitucional: Articular acciones entre archivos de trámite, concentración e histórico.

La valoración documental no es un mero trámite burocrático, sino un acto de responsabilidad con la memoria colectiva. Al aplicar los principios del Manual —respeto al orden original, integridad de los fondos y transparencia—, los archivos se convierten en pilares para la democracia, la justicia y la identidad cultural.

1. MÉXICO, Ley General de Archivos. Diario Oficial de la Federación, 15 de junio de 2018. Disponible en: https://www.dof.gob.mx ↩︎
2. CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de Archivística. 7ª ed. Madrid: Ediciones Pirámide, 2018. ↩︎