El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) es un grupo interdisciplinario de personas servidoras públicas responsables de promover y garantizar la correcta gestión de los documentos y la administración de archivos, con la finalidad de coadyuvar en la valoración y gestión documental.
El COTECIAD de la Secretaría General de Gobierno se integra por:
- Personas titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico
- Titulares de las siguientes unidades:
- Coordinación de archivos
- Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes
- Unidad de Archivo de Resoluciones
- Dirección de Asuntos Jurídicos
- Unidad de Transparencia
- Órgano Interno de Control
- Dirección de Tecnologías de Información
- Dirección de Administración y Finanzas
Además, se integran aquellas personas que, por su experiencia, conocimiento y función dentro del sujeto obligado, se consideren idóneas para promover y garantizar la correcta gestión de documentos y administración de los archivos.
Funciones del COTECIAD
- Funciones genéricas:
- Constituirse como órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos
- Realizar los programas de valoración documental
- Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación
- Aprobar los instrumentos de control y consulta archivísticos
- Emitir sus reglas de operación
- Funciones específicas en materia de valoración archivística:
- Formular opiniones y referencias técnicas sobre valores documentales
- Considerar en sus formulaciones la planeación estratégica y normatividad
- Verificar alineación de fichas técnicas con objetivos estratégicos
- Recomendar procesos de automatización acordes a la gestión documental